Mødeforberedelse som bestyrelsesmedlem – sådan er du altid velforberedt

At deltage i bestyrelsesmøder kræver mere end blot at møde op og lytte – det kræver forberedelse for at kunne bidrage aktivt og strategisk. Forberedelse er efter vores erfaringer en af de vigtigste faktorer for et vellykket bestyrelsesmøde, hvor beslutninger træffes, og virksomhedens fremtid formes – indenfor en effektiv tidsramme. Som bestyrelsesmedlem er det derfor afgørende at forstå, hvordan du forbereder dig optimalt til møderne, så du kan bidrage med indsigt og skabe værdi.

I denne guide får du praktiske råd og teknikker til at sikre, at du som bestyrelsesmedlem møder op velinformeret, struktureret og klar til at tage del i de strategiske diskussioner.

 1. Gennemgå dagsordenen nøje

Det første og vigtigste skridt i din mødeforberedelse er at sikre, at du har styr på mødets dagsorden. Dagsordenen danner rammen for mødet, og som bestyrelsesmedlem skal du sikre dig, at du forstår de emner, der skal diskuteres, og hvordan de hænger sammen med virksomhedens overordnede strategi og mål.

Sørg for at:

• Identificere områder, hvor din erfaring eller indsigt kan bidrage væsentligt.
• Prioritere tid på at fordybe dig i de vigtigste beslutningspunkter og kontroversielle emner.
• Være opmærksom på eventuelle punkter, som kan kræve yderligere opklaring eller spørgsmål.

Et velforberedt bestyrelsesmedlem skal have en klar forståelse af, hvilke beslutninger der skal træffes, og hvilke strategiske overvejelser der er nødvendige for hvert punkt på dagsordenen.

 2. Læs alle baggrundsdokumenter

Mange bestyrelsesmøder kommer med en lang række bilag – fra økonomiske rapporter og markedsanalyser til interne vurderinger og planer fra ledelsen. Det er vigtigt at tage sig tid til at gennemgå disse dokumenter i detaljer, så du møder op med et godt grundlag for de diskussioner, der skal finde sted.

For en mere fokuseret læsning:

• Tag notater, og fremhæv nøgledata eller grafer, som du mener kræver yderligere forklaring eller diskussion.
• Identificer tendenser i de økonomiske data, der kan påvirke virksomhedens fremtidige beslutninger.
• Vær kritisk overfor de fremlagte oplysninger – er der noget, der kræver en dybere analyse eller en ekstra drøftelse?

Hvis noget i dokumenterne ikke er klart, er det en god idé at forberede spørgsmål til ledelsen, så du kan få den nødvendige indsigt under mødet.

 3. Hav altid virksomhedens strategi i baghovedet

Som bestyrelsesmedlem er det din opgave at sikre, at virksomhedens strategi følges, og at beslutningerne understøtter de overordnede mål. Det betyder, at du under mødet skal kunne vurdere de emner, der diskuteres, i forhold til virksomhedens overordnede strategiske retning.

Forberedelse indebærer derfor også en gennemgang af:

• Virksomhedens langsigtede mål: Hvilke resultater ønsker virksomheden at opnå, og hvordan passer de aktuelle beslutningspunkter ind i denne plan?
• Eventuelle strategiske udfordringer eller muligheder: Hvilke trusler eller muligheder kan påvirke de emner, der skal diskuteres på mødet?
• Tidligere beslutninger: Har tidligere bestyrelsesmøder truffet beslutninger, der skal følges op på, eller som har relevans for de nuværende diskussionspunkter?

Ved at holde strategien og de overordnede mål for øje, kan du deltage mere målrettet og konstruktivt i diskussionerne.

Som underviser på Board Institute bestyrelsesuddanelse og rektor på Business Institute Denmark Lars Ib siger, så gælder det ”at når man først ved, hvor det er man gerne vil hen med virksomheden, og har strategien på plads. Så kan man fokusere sin energi på de kvalitative dialoger og målsætninger på bestyrelsesmøderne. Her kan man dykke ned i de her strategiske initiativer og folde dem mere ud for at afklare hvor man er god og hvor man måske halter lidt efter.”

 4. Forbered dine egne spørgsmål og kommentarer

Et aktivt og engageret bestyrelsesmedlem er ikke bange for at stille spørgsmål eller bidrage med egne indsigter. Som en del af din forberedelse bør du derfor tage dig tid til at formulere spørgsmål, der kan uddybe diskussionerne eller sætte fokus på vigtige områder.

• Overvej at stille spørgsmål, der kan åbne op for nye perspektiver eller give dybere indsigt i beslutningsgrundlaget.
• Forbered kommentarer, der kan tilføje værdi til diskussionen – om det så er baseret på din brancheerfaring eller viden om specifikke emner.
• Sørg for, at dine spørgsmål er strategiske og relaterer sig til virksomhedens overordnede mål, frem for at være operationelle.

Spørgsmål kan også handle om at forstå konsekvenserne af beslutninger eller at vurdere risici og muligheder. Ved at være proaktiv med dine spørgsmål kan du hjælpe med at styre mødet mod mere værdiskabende drøftelser.

 5. Forstå virksomhedens aktuelle situation

En god forståelse af virksomhedens nuværende situation i markedet er afgørende for, at du kan deltage i strategiske diskussioner på et informeret grundlag. Det betyder, at du som en del af forberedelsen skal holde dig ajour med:

• Virksomhedens økonomiske situation: Hvordan ser de seneste tal ud? Er der områder, der kræver mere opmærksomhed eller justering?
• Markedsudviklingen: Hvilke eksterne faktorer påvirker virksomheden lige nu? Det kan være økonomiske, politiske eller teknologiske tendenser, der har betydning for virksomhedens fremtid.
• Ledelsens præstation: Hvordan har ledelsen leveret på de mål, der blev sat ved tidligere møder? Er der områder, hvor de skal styrkes, eller hvor bestyrelsen skal tilbyde støtte eller vejledning?

Ved at have styr på de centrale tal og tendenser, kan du deltage i mødet med et klart billede af, hvor virksomheden står, og hvor den skal bevæge sig hen.

 6. Samarbejd med de øvrige bestyrelsesmedlemmer

Bestyrelsesarbejde er et teamarbejde. Hvis det er muligt, kan det være en fordel at have en kort dialog med de øvrige bestyrelsesmedlemmer inden mødet for at afstemme forventninger, bekymringer eller prioriteter. Ved at koordinere kan I sikre, at ingen væsentlige punkter overses, og at mødet bliver så produktivt som muligt.

Det kan også være en god idé at identificere, om der er særlige emner, hvor du ønsker støtte fra andre medlemmer, eller hvor du kan tilbyde din viden og erfaring til dem.

 7. Evaluer mødet efterfølgende

En vigtig del af din udvikling som bestyrelsesmedlem er at evaluere din egen performance efter hvert møde. Stil dig selv spørgsmål som:

• Bidrog jeg aktivt og konstruktivt til diskussionerne?
• Var jeg tilstrækkeligt forberedt på de emner, der blev drøftet?
• Er der områder, hvor jeg kan forbedre min mødeforberedelse fremadrettet?

Selvevaluering og -refleksion hjælper dig med at udvikle dine kompetencer over tid.

Både som enkelt person, men også som bestyrelse som helhed er det vigtigt at evaluere. Som lars Ib siger er ”det afgørende at følge op på den strategi man har lagt, og de beslutninger man træffer. En ting er at udvikle strategien og lave nogle planer, men udfordringer vil typisk være at finde i evnen til at eksekvere. Og derfor bør man som bestyrelse zoome ind på om man har de rette kompetencer, processer og prioriteringer. Det handler om at have et stort fokus på organisationens strategiske handlekraft, som sikrer at vi gennemfører den strategi, der egentlig er det vigtige,”.

Konklusion: God forberedelse er nøglen til succes

Mødeforberedelse er en af de mest afgørende elementer for at sikre effektive bestyrelsesmøder. Ved at gennemgå dagsordenen, fordybe dig i baggrundsdokumenter, stille skarpe spørgsmål og forstå virksomhedens strategiske retning kan du som bestyrelsesmedlem bidrage mest muligt til diskussionerne og være med til at skabe reel værdi for virksomheden. Som Lars Ib siger, er det”helt grundlæggende er vigtigt at være godt forberedt, så man kan få sat de rigtige samtaler i bestyrelsen. Såfremt bestyrelsen og virksomheden er i god gænge, kan man skyde overvågningsdelen lidt til siden, og fokusere på at give de kvalificerende input til virksomheden. Så sørg for at afsætte kvalitetstiden til de kvalitative samtaler.”

Husk, at bestyrelsens rolle ikke blot handler om at godkende ledelsens forslag – det handler om at stille kritiske spørgsmål, komme med nye idéer og være en strategisk partner, der hjælper virksomheden med at navigere fremad.

Vil du gerne blive et endnu skarpere bestyrelsesmedlem? Så sørg for at abonnere på vores nyhedsbrev og overvej at tage Board Institute bestyrelsesuddannelsen. I så fald er du velkommen til at kontakte CEO Marius Sangild på ms@jackie-phillip.dk for at høre mere om uddannelsen.