At træde ind i en bestyrelse for første gang kan være både spændende og overvældende. Uanset om du kommer fra en operationel rolle i virksomheden eller er blevet hentet ind udefra, er der en række forventninger, ansvar og nogle procedurer, som du skal forholde dig til. At være ny i bestyrelseslokalet kan virke som en stor opgave, men med den rette forberedelse og forståelse kan du hurtigt finde din plads og skabe værdi fra start.
Forstå virksomhedens forretningsmodel
Som nyt, såvel som gammelt, bestyrelsesmedlem er det afgørende at sætte dig ind – og forstå – i virksomhedens forretningsmodel. For at kunne træffe informerede beslutninger og give kvalificeret rådgivning til direktionen skal du have en dybere forståelse for, hvordan virksomheden skaber værdi. Det indebærer at forstå virksomhedens kerneprodukter, dens kundebase, konkurrenter og indtægtsstrømme samt virksomhedens historik og strategi.
Hvad er virksomhedens konkurrencemæssige fordele? Hvad er de største udfordringer, virksomheden står overfor? Hvilke udefrakommende faktorer påvirker dens drift?
Der er ingen dumme spørgsmål når du er ny i en bestyrelse, så hvis du ikke allerede ved det når du indtræder i bestyrelsen, så tøv ikke med at stille disse spørgsmål!
”Det er afgørende at forstå kernen af forretningen, for at kunne bidrage strategisk til bestyrelsesarbejdet. Sørg for at gennemgå virksomhedens årsrapporter, budgetter, strategiplaner og andre relevante dokumenter, så du har det fulde billede af virksomhedens nuværende status og ambitioner for fremtiden” siger advokat (H) Jackie Phillip
At forstå virksomhedens forretningsmodel hjælper dig også med at stille de rette spørgsmål, udfordre ledelsen, hvor det er nødvendigt, og samtidig styrke de strategiske beslutninger på et velinformeret grundlag.
1. Forstå bestyrelsens rolle
Det næste skridt til at blive et succesfuldt bestyrelsesmedlem er at forstå bestyrelsens grundlæggende funktion og ansvar i virksomhedens konstruktion. Bestyrelsen har selvfølgelig en overordnet tilsynsfunktion og er ansvarlig for at sikre, at virksomheden drives i overensstemmelse med lovgivningen, aktionærernes interesser og virksomhedens værdier og mål. Men bestyrelsen er også med til at sætte den strategiske retning og overvåge virksomhedens ledelse. I nogle virksomheder er der et større behov for bestyrelsens indblanding end andre, og derfor er det centralt at forstå bestyrelsens rolle og kultur i den givne organisation.
Advokat (H) Jackie Phillip siger, at ”du skal være klar over, at din rolle som bestyrelsesmedlem er forskellig fra den daglige ledelse. Du skal fokusere på det store billede og sikre, at de beslutninger, der træffes, tjener virksomhedens langsigtede mål”.
2. Forberedelse er nøglen til værdi
En af de vigtigste faktorer, der adskiller effektive bestyrelsesmedlemmer fra de mindre effektive, er forberedelse. Det er vigtigt at sætte sig ind i alt tilgængeligt materiale før møderne – herunder dagsordener, rapporter, budgetter og tidligere mødereferater. Ved at være grundigt forberedt kan du stille de rigtige spørgsmål, bidrage til diskussionerne og træffe informerede beslutninger.
I et tidligere blogindlæg, har rektor ved Business Institute Denmark, Lars Ib, udtalt følgende om forberedelse som nøglen til succes i bestyrelsen; ”helt grundlæggende er det vigtigt at få sat de rigtige samtaler i bestyrelsen. Såfremt bestyrelsen og virksomheden er i god gænge, kan man skyde overvågningsdelen lidt til siden, og fokusere på at give de kvalificerende input til virksomheden. Så sørg for at afsætte kvalitetstiden til de kvalitative samtaler.”
Hvis du er ny i bestyrelsen, er det også en god idé at tage dig tid til at lære virksomheden og dens ledelse bedre at kende. Gennemgå virksomhedens strategi, økonomiske rapporter og eventuelle markedsanalyser og konkurrenter. Jo bedre du forstår virksomheden og dens udfordringer, desto bedre vil du kunne bidrage til bestyrelsens arbejde.
3. Forstå din juridiske forpligtelse
Advokat (H) Jackie Phillip udtaler, at ”bestyrelsesmedlemmer har et stort ansvar, herunder et juridisk ansvar. Det betyder, at du skal sikre dig, at du forstår virksomhedens forpligtelser, og de love og regler den er underlagt, samt hvordan de påvirker bestyrelsens beslutninger”.
Sørg for at blive fortrolig med bestyrelsens ansvar i forhold til corporate governance, økonomiske rapporteringer og overholdelse af relevante love.
At have en forståelse for den juridiske kontekst er afgørende for at kunne navigere i komplekse situationer og undgå potentielle konflikter eller retsforfølgelse.
4. Lyt og lær
Som nyt medlem er det vigtigt at balancere din iver efter at bidrage med en god mængde ydmyghed. Husk, at de andre medlemmer sandsynligvis har længere erfaring med virksomheden og bestyrelsesarbejde generelt. Og uanset, om de input de giver er kvalificerede eller ej, kan det alene af den grund være en god idé at lytte aktivt i de første møder og suge information til dig.
Det betyder selvfølgelig ikke, at man skal begrænse sine egne input, men vær ekstra opmærksom på at lytte, især i starten.
Stil spørgsmål og søg klarhed over de områder, hvor du er usikker. Bestyrelsesarbejde handler ikke kun om at komme med løsninger, men også om at stille de rigtige spørgsmål, der kan føre til de bedste beslutninger for virksomheden.
5. Find din plads og skab værdi
I direkte forlængelse heraf, kan det som nyt medlem tage lidt tid at finde din plads i bestyrelsen. Vær tålmodig, men vær også opmærksom på de områder, hvor du kan skabe værdi. Er der specifikke områder, hvor din ekspertise kan være nyttig? Det kan være alt fra at hjælpe med at udvikle den digitale strategi, at gennemgå virksomhedens compliance-processer eller at støtte i arbejdet med risikostyring.
Det er vigtigt, at du ikke føler, at du skal bidrage til alle diskussioner – men når du taler, bør det være med en indsigt og et perspektiv, der tilføjer værdi.
6. Netværk med andre bestyrelsesmedlemmer
At opbygge et stærkt netværk er afgørende, både internt og eksternt. Tag dig tid til at lære de andre bestyrelsesmedlemmer at kende, især hvis du ikke allerede har et forhold til dem. En stærk relation til de øvrige medlemmer vil skabe et bedre samarbejdsklima og forbedre kommunikations-flowet både udenfor og under møderne.
Magnus Juul, Head of Network hos Board Institute udtaler følgende: “Når det handler om netværk i bestyrelsesverdenen er det også vigtigt at søge sparring og vidensdeling med andre bestyrelsesmedlemmer uden for de bestyrelser man selv sidder i. Man kan hurtigt i en bestyrelse komme til at sidde stille i forud antagelser og faste arbejdsgange. Søg derfor gerne råd fra nogen der har et udefrakommende perspektiv på både konkrete udfordringer man møder i sin bestyrelse, men også på den generelle måde vi arbejder på i bestyrelseskontekst. Man kan aldrig blive FOR god til bestyrelsesarbejde, så sørg for at søge inspiration hvor end du kan finde det.”
Netværk uden for bestyrelsen er også vigtigt. Deltag i seminarer og events for at holde dig opdateret på bestyrelsestendenser og bedste praksis.
7. Hold øje med virksomhedens performance og strategi
Som bestyrelsesmedlem er du en vagthund for virksomhedens strategi og performance. Det er dit ansvar at sikre, at virksomheden bliver på sporet mod sine mål, og at ledelsen leverer de ønskede resultater. Overvåg løbende virksomhedens præstationer i forhold til dens mål, strategier og planer.
Hvis du ser noget, der ikke virker eller afviger fra planen, bør du tage det op til diskussion i bestyrelsen. Du skal være proaktiv og sikre, at bestyrelsen konstant vurderer strategien og eventuelt justerer den i takt med, at virksomheden og markedet udvikler sig.
Husk på det lange perspektiv
Det er vigtigt at huske, at dit ansvar som bestyrelsesmedlem rækker længere end blot de møder, du deltager i. Du skal konstant holde virksomhedens langsigtede mål i fokus og tage beslutninger, der afspejler det større billede. Det kræver en kontinuerlig indsats at blive et dygtigt og effektivt bestyrelsesmedlem, men med den rette indstilling kan du gøre en markant forskel for virksomheden.
Hvis du ønsker at styrke dine bestyrelseskompetencer yderligere, kan du eventuelt tage vores bestyrelsesuddannelse, og måske efterfølgende koble dig på vores alumne-netværk. I al fald er du velkommen til at kontakte CEO Marius Sangild på ms@jackie-phillip.dk for en snak herom.
